KYOCERA Document Solutions
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La pandemia ha empujado a miles de instituciones educativas a implementar metodologías digitales de enseñanza a distancia. Y lo ha hecho de la noche a la mañana. De acuerdo con un estudio del Pew Research, a finales de 2020 el 46 % de los alumnos de educación primaria y secundaria había recibido su formación íntegramente por internet. Eso derivó en una enorme cantidad de datos y contenidos que la mayoría de centros educativos no estaban preparados para gestionar. Lo que a su vez puso de relieve los problemas que ya venía asumiendo el mundo educativo por los procesos manuales y el papel: costos adicionales, ineficiencia operativa y procesos colaborativos de baja calidad y otras muchas cosas.
Desde entonces las instituciones escolares, desde la escuela infantil hasta la universidad, han ido abranzando más y más la transformación digital. De acuerdo con estimaciones de Technavio, la cuota de mercado combinada de la enseñanza primaria y secundaria online en la educación primaria y secundaria alcanzará los 19 590 millones de dólares en el periodo que va de 2020 a 2025. Las tecnologías, por tanto, seguirán mejorando los procesos tanto dentro como fuera de las aulas. Ha llegado el momento de que las escuelas inviertan en las herramientas digitales del futuro, que apuesten por los softwares de gestión de contenidos empresariales (ECM).
Teniendo en cuenta los retos a los que se han venido enfrentando las escuelas por no contar con una estrategia adecuada de gestión del contenido, una de las mejores estrategias que pueden adoptar es integrar un software ECM.
Las soluciones ECM tienen como objetivo capturar, almacenar, administrar y ofrecer información que mejore los procesos organizativos básicos. En última instancia buscan mejorar la productividad y reforzar la colaboración.
Aunque la herramienta se puede instalar físicamente, las empresas suelen preferir las soluciones ECM basadas en la nube porque son más asequibles y escalables. Hay que pensar que con esta tecnología cuaquier usuario con autorización y conexión a Internet podría acceder a ella cuando y como quisiera.
La gestión de contenidos empresariales permite a los centros de educación primaria y secundaria todo esto:
Afrontémoslo, los documentos en papel cargan a las empresas con más peligros y costos operativos. Ocupan más espacio, su gestión exige más dedicación y están permanentemente expuestos pérdidas y destrucciones.
Las soluciones ECM ofrecen a las instituciones educativas la posibilidad de digitalizar apuntes, os expedientes de estudiantes y otros archivos administrativos relacionados con el personal, almacenándolos en un sistema digital centralizado. Es así como eliminan la necesidad de fotocopiar, de almacenar físicamente nada y de mover los papeles de un sitio a otro. Los centros que se pasan a este modelo flexible tienen todos los documentos a un solo clic de distancia. Y lo mejor de todo, les devuelven a su profesorado y personal administrativo todo el tiempo que venían perdiendo.
La digitalización de las escuelas empieza en las soluciones ECM".
Para agilizar las búsquedas, la gestión y el archivo de documentos administrativos en las escuelas no hay más que apostar por una solución ECM.
Con ella los expedientes de los estudiantes, en los que se incluyen las reuniones con los tutores, los formularios de inscripción, los informes de incidentes, los datos personales y las medidas disciplinarias se almacenarían digitalmente y de forma centralizada. El personal ya no tendría que volver nunca más a perderse entre montañas de ficheros.
Al eliminar tanto los procesos manuales como el papel, esta herramienta también estaría optimizando el uso del tiempo. Es decir, que permitiría a los educadores y asesores centrarse en tareas más importantes, así como ofrecer un trato más personalizado al alumnado y sus familias.
Las soluciones ECM no solo facilitan el almacenamiento seguro de información sensible, sino que además automatizan las notificaciones y controlan las autorizaciones de acceso de los usuarios. Con ellas los administradores pueden consultar el historial de actividad de cada documento para evitar robos y pérdidas.
En cuanto a normativa de la escuela, las soluciones ECM velan igualmente por que los registros cumplan con las leyes locales, estatales y federales. Lo hacen garantizando la integridad de los documentos al almacenarlos en la nube, y simplificando tanto el cumplimiento normativo como la conservación de datos. Centralizar el contenido es el paso previo obligatorio a la optimización del almacenamiento y la seguridad.
Dicho de otra forma, la gestión de contenidos empresariales favorece la movilidad y la flexibilidad sin poner en peligro la seguridad.
El estudio de Technavio concluye que las estrategias combinadas de enseñanza digital suponen grandes oportunidades de ahorro tanto para el alumnado como para las instituciones.
Según sus resultados, el aprendizaje online y los recursos digitales asociados ha permitido a estudiantes de todo EE.UU. afrontar mejor los gastos educativos. El mismo informe señala que las plataformas cloud de gestión también adquirieron una gran popularidad entre los docentes que buscaban más interactividad en las aulas.
Las soluciones ECM reducen los costos asociados al papel y eliminan gran parte de las impresiones. Y es que en las clases online ni hace falta ni se puede exigir ninguna impresión porque no todos los alumnos tienen dispositivos para ello en casa. A los docentes les basta con escanear las fichas y compartirlas con los estudiantes en la nube.
La enseñanza digital ha llegado para quedarse, igual que lo ha hecho el trabajo remoto en otros sectores. Esto es así porque los datos no van a dejar de multiplicarse en los próximos años. Por eso, esta carrera solo la ganarán quienes inviertan en las herramientas apropiadas para gestionarlos.
Los softwares ECM representan la solución perfecta para modernizar el almacenamiento, la gestión y el envío de información en un sector demasiado acostumbrado al papel. No hay alternativa: En vista a las previsiones de crecimiento de estas soluciones, las instituciones educativas deben encontrar fórmulas adecuadas para controlar sus datos. Se lo deben al alumnado y a todas las personas que trabajan en el sector educativo.
Eche un vistazo a nuestros artículos sobre las soluciones ECM y descrubra cómo pueden ayudarle a transformar su sector.
