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Departamentos legales eficientes para mejores servicios profesionales

Kyocera proporciona herramientas y conocimiento para hacer más eficientes a las empresas.
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Flujos de trabajo inteligentes y más productivos

Aunque ha sido tradicionalmente conocido como un sector con gran consumo de papel, las empresas legales disponen de un gran potencial de crecimiento en lo que respecta a su digitalización. Kyocera es consciente de ello y ofrece las soluciones adecuadas para resolver el problema. Si los bufetes de abogados digitalizaran grandes cantidades de documentos legales, y automatizaran los procesos de facturación y documentación, podrían, no solo aumentar su eficiencia, sino también garantizar la seguridad de los datos y la confidencialidad de los clientes.

Seguridad
Seguridad

Los procesos optimizados mantienen seguros los documentos jurídicos.

Escaneado
Escaneado

Mejore la productividad escaneando y enviando contratos al momento.

Almacenamiento
Almacenamiento

Escoja las carpetas de destino para proteger los documentos legales.

Sellado Bates
Sellado Bates

Identifique contratos y otros documentos con imágenes numeradas.

Seguridad

Comparta, imprima y escanee documentos de forma segura gracias al enfoque integral de Kyocera. La función Follow me Print ofrece flexibilidad a la hora de elegir una impresora y garantiza la seguridad de los documentos.

Los usuarios invitados tendrán, además, la posibilidad de imprimir trabajos sin necesidad de conectarse a la red Wi-Fi de la empresa. Con ello evitará que alguien pueda conectar un USB infectado en el PC o la impresora. En cuanto a la autenticación, MyQ obliga a los usuarios conectarse mediante una tarjeta de identificación, un PIN, un inicio de sesión de Windows, o una combinación de varios. De esta manera solo tendrán acceso a los dispositivos los usuarios autorizados.

En el sector legal no existe un factor más importante que la seguridad. Y es que, perder datos o documentación confidencial puede suponer todo un desastre personal. Por eso garantizar la seguridad de su red debe ser una prioridad máxima.

Almacenamiento de documentos

Los equipos necesitan herramientas funcionales para colaborar y trabajar de manera eficiente. ShareBase es una solución automatizada para compartir documentos que permite a los usuarios escanear y enviar documentos a una ubicación designada y/o a un destinatario de correo electrónico.

Los clientes disponen de un espacio seguro para cargar e intercambiar archivos legales sin necesidad de enviarlos por email, al tiempo que pueden trabajar archivos - como las hojas de cálculo de Excel - en tiempo real. Para que pueda guardar los registros más sensibles ShareBase también proporciona almacenamiento ilimitado en la nube. ¿Qué hay del acceso? Las suscripciones de los usuarios son emitidas por los administradores de cuentas, lo que garantiza el más alto nivel de cumplimiento y seguridad.

Con esta solución podrá, tanto dar acceso sólo a usuarios específicos, como hacer un seguimiento de quién ve o edita un archivo, o limitar los derechos de descarga. Todo ello minimiza el riesgo de compartir documentos con el público equivocado. 

Man and woman looking at paperwork.

Seguridad adicional para los documentos más importantes

En el sector jurídico con grandes volúmenes de documentos en papel, el Sello Bates, aplica una numeración secuencial a los archivos PDF. Con ello se simplifica la posterior tarea de organización e identificación. Gracias a DMConnect podrá generar Sellos Bates durante el proceso de escaneo.

Con DMConnect las empresas pueden convertir documentos en papel a Microsoft Word, y así editarlos de forma más sencilla. Sin limitaciones de licencia de software ni dolores de cabeza.

Los usuarios podrán explorar, elegir la carpeta de destino e incluso nombrar un documento antes de escanearlo, sin necesidad de "terminar de escanear" en el PC. Además, utilizando códigos de barras 1D y 2D, indexará y almacenará documentos automáticamente. Empleando, además, el reconocimiento de código de barras, se podrá automatizar el proceso, reduciéndolo tan solo a unos pasos.

Kyocera está aquí para ayudarle

Nuestro equipo de expertos está disponible en todo momento para ayudarle cuando lo necesite.

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