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¿Qué son los Servicios de Gestión de Impresión?

Todo lo que debe conocer sobre el nuevo enfoque de la eficiencia empresarial.
What is Managed Print Services?

Los Servicios de Gestión de Impresión (MPS) son la solución definitiva y completa para todo tu entorno de documentos e impresión. Es un servicio que, incluyendo repuestos y suministros, proporciona y reemplaza el hardware que necesitas, para proporcionar un paquete de impresión completo frente a tus requerimientos documentales. Utilizados con frecuencia en el sector de la salud y la educación, los Servicios de Gestión de Impresión son ideales tanto para pequeñas como para grandes empresas. También se les conoce como Soluciones de Gesión de Impresión.

¿Cómo funcionan? Primero se lleva a cabo una evaluación in situ para determinar las capacidades y carencias actuales del entorno de impresión del cliente. Posteriormente los proveedores de servicios de impresión analizan los flujos de trabajo, la infraestructura de los documentos, la seguridad y el impacto ambiental para identificar las áreas claves en las que es necesario una reducción de costos, una mejora general de los procesos y una mejora de fortalezas.

Contar con un proveedor fiable de MPS supone disponer de un aliado capaz de ofrecer un único punto de contacto para cubrir todas tus necesidades de impresión. Lo hace respondiendo a sus preguntas, abordando cualquier problema y reduciendo significativamente la carga del personal de TI. En lo que se refiere a soluciones documentales, las empresas necesitan tener a mano expertos que entiendan sus problemas y que proporcionen soluciones para mejorar la productividad y la eficiencia.

¿Por qué es importante?

La era digital ha traído un nuevo reglamento para un nuevo campo de juego. Gracias al suministro interminable de tecnologías, las empresas ahora disfrutan de una conectividad sin precedentes con sus empleados y socios. Estas nunca habían estado tan cerca de sus clientes y usuarios finales; a golpe de pantalla ahora es posible imprimir, escanear y compartir documentos con personas que se encuentran a miles de kilómetros de distancia.

Ahora bien, junto a esa conectividad viene aparejada una evidente complejidad, y no sorprende que muchas empresas actuales se encuentren abrumadas por el volumen de información que han de manejar.

El trabajo remoto ha llegado para quedarse. Esta mayor movilidad ha provocado que se dispare el número de puntos de conexión externos a la base de datos y los datos confidenciales de las empresas. Si a esto le sumamos el hecho de que las ciberamenazas se han multiplicado tanto en cantidad como en complejidad, no cabe duda que los documentos nunca habían estado tan desprotegidos y necesitados de gestión profesional como ahora.

¿Cuál es la solución? Los Servicios de Gestión de Impresión y sus bajos costos de instalación: se puede ahorrar mucho tiempo y dinero con la implementación de uno de estos sistemas.

Un proveedor de MPS reduce costos y mejora procesos reconociendo áreas clave.

Nueva era = nuevo enfoque

Estamos observando un cambio hacia espacios de trabajo sin papel en todas las industrias, pero eso no implica que los documentos físicos no vayan a seguir desempeñando un rol fundamental. De ahí que, para muchos líderes empresariales, el gran desafío de los próximos años lo ocupe la búsqueda de un equilibrio entre lo físico y lo digital.

Mientras esperamos a que llegue el cambio, los clientes seguirán esperando, exigiendo e impacientándose cada vez más. Que un contrato de un cliente potencial se retrase a causa de una impresora fuera de servicio, por ejemplo, podría suponer la diferencia entre la consecución del acuerdo y el fin de las negociaciones.

Muchas empresas están tratando de mantener a raya sus costos de impresión porque carecen de las infraestructuras necesarias. Otras, en cambio, no tienen ningún mecanismo de control para minimizar los trabajos de impresión superfluos, y terminan desbordadas por pilas de papeles.

Las empresas que deseen crecer deben ofrecer a sus empleados las herramientas necesarias para compartir documentos de forma segura y rápida, y para imprimir solo lo que es necesario. Se han de optimizar los procesos para reducir al mínimo los desechos, y equipar los espacios de trabajo con impresoras que funcionen y resistan el paso del tiempo.

En momentos de gran incertidumbre la fiabilidad marca la diferencia. Esto explica por qué muchos están persiguiendo el éxito sostenible dando un paso hacia los Servicios de Gestión de Impresión.

Beneficios de los MPS para tu negocio

Apoyándose en un análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas, oportunidades), las peritaciones de flotas son capaces de generar información clave y de dibujar el camino hacia soluciones reales para las áreas con problemas. Dicha información proporciona además los ingredientes básicos de toda estrategia ganadora y ayuda a aprovechar al máximo los beneficios de los Servicios Gestionados de Impresión.

  • Optimización de procesos: MPS transforma los flujos de trabajo y los procesos para impulsar el crecimiento, y elimina pasos innecesarios para reducir los costos.
  • Control: MPS te ofrece una panorámica completa de las operaciones de impresión. Te ayuda a identificar atrasos e ineficiencias. Sus prioridades son la reducción de costos, la mejora de la productividad, el aumento de la seguridad de los documentos y la reducción de la huella de carbono.
  • Reducción del tiempo de inactividad: Aumentar el control permite identificar problemas y solucionarlos antes incluso de que ocurran. Y con ello el costoso tiempo de inactividad se reduce al mínimo.
  • Seguridad: MPS te ayuda a crear una fuerte infraestructura de seguridad para proteger los datos confidenciales frente a accesos no autorizados.
  • Sostenibilidad: MPS optimiza tus procesos y de esa manera ayuda al equipo a imprimir únicamente lo necesario, reduciendo el desperdicio de papel y energía.
  • Asesoramiento de expertos: Los proveedores de MPS te recomendarán cuándo  actualizar los dispositivos y cuándo reasignar modelos para equilibrar la carga de volumen.

Pida ayuda para hacerlo

Es vital que la solución de MPS que elija sea capaz de mejorar las fortalezas y debilidades de su organización. Solo así podrás ser más eficiente y flexible, y solo así serás capaz de generar más valor a su cliente final, mejorando la productividad y la rentabilidad.

Es tiempo de apostar solo por partners de confianza. Kyocera combina una tecnología de punta y una filosofía basada en el buen hacer.  

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Conozca la opinión de los expertos respecto a los Servicios de Gestión de Impresión, y ayuda a su organización.

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