KYOCERA Document Solutions
KYOCERA Document Solutions
La pandemia ocasionada por la COVID-19 ha traído consigo cambios más que evidentes en lo que respecta a la gestión de datos y documentos. El cierre de oficinas durante los confinamientos derivó en la aceleración de la digitalización de contenidos físicos y del trabajo con documentos electrónicos.
Muchas personas pasaron a trabajar principalmente de forma remota, lo cual obligó a algunas empresas a operar de un día para otro en un entorno digital desconocido. Por desgracia, las organizaciones que no disponían ya en ese momento de una estrategia digital de trabajo o de las herramientas apropiadas, tuvieron que hacer frente a infinidad de problemas relacionados con los contenidos colaborativos, la gestión del flujo de trabajo y la seguridad de los datos. Para poner fin a esta situación, muchas de ellas recurrieron a la gestión de contenidos empresariales.
En pocas palabras, las soluciones ECM son potentes herramientas digitales que permiten que las empresas gestionen, organicen, almacenen y digitalicen contenidos con un desempeño y una calidad constantes. Todo ello independientemente de que los trabajadores se encuentren en la oficina o en casa. Estas plataformas ayudan a resolver numerosos problemas empresariales al tiempo que crean un entorno de trabajo híbrido seguro y productivo.
Asumiendo este nuevo contexto, ha llegado el momento de que aproveche para su empresa las ventajas de la gestión mejorada y en remoto de contenidos.
Durante la pandemia muchas organizaciones llegaron a la conclusión de que actualizar versiones, revisar y gestionar contenidos por correo electrónico no resultaba eficiente. De hecho, pronto se vio la gran complejidad que suponía llevar un seguimiento de las versiones, que se perdían entre los correos. Y lo mismo con la localización exacta de la información almacenada. La gestión remota, por tanto, trajo consigo la dispersión de contenidos y otras dificultades.
Por otra parte, las soluciones ECM ya han probado su utilidad reduciendo el tiempo que los empleados necesitan para buscar documentos. El secreto está en el almacenamiento centralizado en un único repositorio digital. Tanto los documentos como los datos se pueden localizar fácilmente a través de filtros o palabras clave, lo cual libera a los trabajadores para que se centren en otras tareas de más valor en la empresa. Por otro lado, centralizar los documentos permite crear flujos de trabajo coherentes y eficientes de forma mucho más sencilla.
En un informe conjunto The Economist y Kyocera descubrieron que el 47,2 % de los ejecutivos empresariales encuestados estaban de acuerdo con que el uso de herramientas digitales había mejorado la colaboración en los espacios de trabajo híbridos. La productividad y la colaboración entre empleados están ligadas irremediablemente; los dos frentes exactos en los que se ha pensado para diseñar las soluciones ECM.
Este tipo de herramientas se encargan de gestionar y almacenar documentos de forma digital en una ubicación centralizada, para que los usuarios pueden trabajar y colaborar sin importar dónde se encuentren. Así, la ejecución remota de tareas no les supondrá ningún problema porque dispondrán de toda la información que necesiten para ello. Algunas soluciones ECM están diseñadas para resolver desafíos sencillos relacionados con la colaboración, como pueden ser compartir, editar o comentar documentos, mientras que otras van más allá permitiendo a los empleados trabajar en tiempo real.
A pesar de que el trabajo híbrido dota a las organizaciones de flexibilidad y agilidad, este modelo de producción también incrementa el riesgo de sufrir ciberataques. Tanto es así, que en 2020 el Foro Económico Mundialu situó este tipo de delito entre las cinco mayores amenazas para la estabilidad mundial. Aquí la dispersión de contenidos tiene mucho que decir.
Todas las empresas, independientemente de su especialidad y tamaño, gestionan documentos con información valiosa, sensible o confidencial. De ahí que el robo o la filtración de este tipo de contenidos pueda ocasionar tanto daños graves a la reputación del negocio, como interrupciones operativas, pérdidas de beneficios, y otras muchas cosas.
Afortunadamente, las soluciones ECM también refuerzan la seguridad de varias formas. En primer lugar, permiten almacenar los archivos en un único repositorio digital protegido y centralizado, lo cual elimina el riesgo que supone guardar documentos físicos expuestos. Asimismo, limita a los administradores el control del acceso con autorizaciones personalizadas. Y ya por último, hablando también de los administradores, les capacita para controlar y visualizar quién, cuándo y como han accedido a cada documento.
Las soluciones ECM permiten un trabajo híbrido seguro y productivo".
Imagine que tiene herramientas tecnológicas que se encargan de realizar las tareas más tediosas por ti. Eso es exactamente lo que hace un software ECM.
Al implementar una de estas soluciones estará automatizando los flujos de trabajo y, de esta forma, ahorrando tiempo y evitando las tareas manuales. En la era digital el creciente volumen de datos que gestionan las empresas obliga a pensar en un cambio. Piense que una vez se pierde el control luego cuesta mucho recuperarlo. Al optimizar los flujos de trabajo, lo que están consiguiendo las soluciones ECM es acelerar los procesos y mejorar la colaboración entre empleados. Algo que, en algunos casos, podría incluso favorecer el ahorro de costos.
El trabajo híbrido y remoto han abierto las puertas a que las empresas puedan buscar formas más innovadoras. Sin embargo, también ha propiciado la aparición de nuevos retos, tales como la dispersión de contenidos o las amenazas de ciberataques. Kyocera es un proveedor de soluciones ECM fiable que le ayudará a elegir la solución que mejor se adapta a las necesidades de su negocio. En lo que se refiere a la gestión de contenidos empresariales, no existe ninguna solución «universal», por lo que es conveniente recurrir a un partner que ofrezca alternativas personalizadas.
El trabajo en remoto ya es una realidad en la que viven multitud de empresas. Por tanto, acelerar la transformación digital y adoptar herramientas como las soluciones ECM deberían estar entre las grandes prioridades de cualquier organización. Kyocera está aquí para ayudarle.
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