KYOCERA Document Solutions
Al enfrentarnos a una solución alternativa, las dos primeras preguntas que suelen venirnos a la cabeza son: 1. ¿Cómo va a mejorar mi vida? y 2. ¿Cuánto me va a costar?
Los Servicios de Gestión de Impresión (MPS) no son la excepción.
El costo de MPS depende de varios factores. La evaluación inicial es un paso crucial para proporcionar esta información. El recorrido visual in situ del proveedor supone una valiosa oportunidad para reunir suficiente información sobre el entorno de impresión de la oficina donde se va a implementar el sistema MPS, así como para evaluar las posibles actuaciones que se pueden llevar a cabo para racionalizar los flujos de trabajo. Cada negocio es único y tiene sus propias necesidades.
Al hablar de MPS, los costos dependen de lo siguiente:
Impresoras mono vs. Impresoras a color
Los dispositivos que funcionan con color representan costos de mantenimiento superiores. Las impresoras/copiadoras de color usan cartuchos de 4 colores — cian, magenta, amarillo y negro (CMYK)—, las impresoras monocromo funcionan sólo con negro.
Nivel de servicio
Aunque el mantenimiento regular y el servicio dedicado forman parte de cualquier contrato MPS, los costos aumentarán si un cliente desea un servicio aún más personalizado: un técnico in situ o un mantenimiento más personalizado, por ejemplo.
Los costos de impresión también suelen incluir otras partidas importantes: costos de gestión, costos reales de suministro e impresión, mantenimiento de los dispositivos y gastos de hardware y software.
"Cada negocio es único y tiene sus propias necesidade"s
Como ya se ha indicado previamente, la evaluación MPS es determinante en la medida que ayuda al cliente y al proveedor a hacerse una idea real de cuál es la situación actual en el entorno de la impresión. Esto contribuye a identificar con precisión los próximos pasos del proceso.
Las evaluaciones MPS se dividen normalmente en dos bloques:
Revisión del dispositivo
- La ubicación de las impresoras en toda la oficina: cómo de cerca (o de lejos) están de los usuarios más frecuentes.
- Qué impresoras se usan más y cuáles menos: se determina así dónde se ubican los equipos de mayor demanda.
- Antigüedad de las impresoras actuales: cuanto más antigüedad tengan los dispositivos, más costosos podrán ser. El mantenimiento de estos equipos termina resultando más caro (y las piezas de recambio también pueden ser más limitadas).
- Tipos de impresoras utilizadas actualmente por la empresa: la clase de impresora y su calidad desempeñarán un papel importante en términos de infraestructura.
Uso de prueba
El segundo bloque se enfoca en el comportamiento de la plantilla, examinando cosas como:
- Cantidad estimada vs. cantidad real de impresión.
- Número de miembros en la plantilla que tienen acceso a las impresoras.
- Cómo se recolectan actualmente los datos de consumo (si se hace).
La clave para lograr la mejor evaluación posible: más allá de la infraestructura técnica del entorno de impresión, consiste en entender cómo lleva a cabo el personal sus actividades cotidianas en el entorno de impresión y qué se puede hacer para racionalizar los procesos, aumentar la eficiencia y la productividad, y al mismo tiempo reducir el tiempo de inactividad, los costos de energía y reducir el impacto de la huella de carbono.
Considerando los puntos anteriores, no existe una respuesta directa a la pregunta "¿Cuánto cuestan los Servicios de Gestión de Impresión?"; depende en gran medida de cómo se utilice y de las necesidades que se tengan antes de comenzar a operar con un proveedor de MPS.
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Servicios de Gestión de Impresión: Una obligación para su espacio de trabajo
Los Servicios de Gestión de Impresión se moldean y adaptan a todos los negocios, y su costo incluye desde los cartuchos necesarios para cada dispositivo hasta la antigüedad de los mismos, o el nivel "premium" que deseamos para el programa.
Por eso la única manera de abordar la implementación de un MPS es abordarlo como una inversión a corto y medio plazo. El MPS no sólo nos ayudará a trabajar de forma más inteligente y a manejar nuestros dispositivos más racionalmente, sino que también nos permitirá ser más productivos y eficientes, animándonos a respetar más el medioambiente. La unión de eficiencia, productividad y sostenibilidad habla mucho (y bien) de lo lejos que hemos llegado en la era digital y de cómo estamos aprovechando lo mejor de la tecnología para beneficiarnos.
Los MPS son el culmen de la tecnología utilizada de forma inteligente y responsable. Teniendo en cuenta que pasamos una gran parte de nuestro día en el trabajo, no sólo son una inversión necesaria para un rendimiento más competitivo de nuestros negocios, sino que también representan una responsabilidad social y corporativa para un futuro más verde y sostenible.
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