KYOCERA Document Solutions
Ni siquiera la teoría más convincente es necesariamente suficiente para ganar los argumentos de base financiera sobre el uso de los recursos. De hecho, los departamentos de contabilidad tienden a tomar decisiones basadas exclusivamente en los números, con la filosofía de que "cuanto más barato, mejor".
Sin embargo, la impresión en color presenta algunos argumentos de peso contra un enfoque más conservador.
Estudios como "El color en la publicidad de los periódicos", "El impacto del color en el marketing" o "El uso del color en la publicidad impresa internacional B2B" ofrecen ejemplos concretos de los beneficios reales y directos de la impresión en color.
Empecemos por el hecho de que la impresión en color mejora la comprensión de los mensajes en un 70%, y ha demostrado una mejora del 78% en el aprendizaje y la retención de información, y una mejora del 14% en la comprensión de textos en comparación con el uso de fuentes en negrita.
Está demostrado que el valor del color funciona incluso en los correos electrónicos. Hay estudios sobre el efecto que tiene el color en la actitud de los empleados al responder o interactuar con mensajes que utilizan color. Este enfoque demuestra que los correos electrónicos con algunos elementos de color tienen un 80% más de probabilidades de obtener una respuesta y, por tanto, de descartar la necesidad de mensajes de seguimiento.
En las empresas que procesan grandes volúmenes de documentos internos, el uso del color puede ahorrar hasta una hora y media al día a cada empleado debido a sus características inherentes.
Como señala el fabricante de papel Navigator, el color "mejora la búsqueda de documentos, reduce el número de errores cometidos en la redacción, búsqueda y clasificación de documentos, e incluso acelera los tiempos de cobro", gracias a la "sensación de urgencia que añade a cada factura".
Podemos concluir, por tanto, que la impresión en color puede tener un impacto positivo en la productividad, liberando así un tiempo valioso para tareas de mayor valor añadido.
El atractivo de la impresión en color es evidente, pero ¿por qué, entonces, sigue estando más extendido el blanco y negro? La respuesta está más allá del viejo debate sobre el precio.
El error más común proviene de pensar que la decisión es permanente y absoluta, y que o se imprime en blanco y negro, o se imprime en color. La realidad es que, como en muchas decisiones empresariales, depende. No es lo mismo para una empresa que imprime diariamente grandes volúmenes de documentos informativos o urgentes, que para una empresa en contacto directo con sus clientes.
Normalmente, las empresas que no tienen necesidad de imprimir gráficos, presentaciones o imágenes, suelen optar por el blanco y negro por razones prácticas. Entre ellas, por ejemplo, se encuentran las empresas de contabilidad, los bufetes de abogados, las consultorías, las asesorías de empleo y las administraciones públicas. Antes de realizar la inversión, lo mejor es analizar el tipo de procesos y las necesidades específicas que deben satisfacer las impresoras.
Las impresoras monocromáticas -y sus recambios- son más asequibles y están igual de bien equipadas para manejar grandes volúmenes de trabajo y, por tanto, se amortizan más rápido y de forma más sostenible. Es lógico que un dispositivo que utiliza menos tóner y consume menos electricidad (al requerir menos tiempo de funcionamiento), suponga un menor coste para la empresa.
Sin embargo, el hecho de que el blanco y negro ofrezca todas estas ventajas no significa necesariamente que deba sustituir siempre al color. De hecho, el error recurrente de muchas empresas es tomar la decisión pensando solo en los costes, y acaban eligiendo el blanco y negro, creyendo que lo hacen por sus ventajas funcionales.
¿Qué tipo de documentos necesitará imprimir? ¿Cuántos usuarios habrá? ¿Con qué frecuencia van a imprimir? ¿Qué tamaño de papel? ¿Qué calidad se necesita? Responder a todas estas preguntas permitirá tomar una decisión razonada y bien informada, para que la elección final, sea cual sea, no se base únicamente en el coste.
La impresión en color mejora la comprensión de los mensajes en un 70%".
El color debe ser la estrategia a seguir siempre que sea posible. Esta afirmación descartaría los negocios antes mencionados, que son más adecuados para el blanco y negro. Tras analizar la diferencia de costes entre una y otra opción, hay que entender que el ahorro no es rentable si se incluyen los factores de calidad en la ecuación.
Si se comparan las ventajas competitivas del color con los márgenes de coste que se utilizarán en otras áreas de la empresa, ¿tiene realmente sentido reducir los costes de impresión hasta el punto de perder estas ventajas de productividad y competitividad? En unos mercados tensos en los que las empresas dependen de la imagen que proyectan para mantener su posición, la sabia conclusión sería que no.
En otros casos, la decisión final dependerá de una sencilla operación matemática. Basta con calcular el coste de los dispositivos en color frente a los monocromos, calcular la diferencia y compararla con la pérdida estimada de ingresos, acuerdos y valoración del mercado que supondría no utilizar el color en los documentos internos y externos.
Sin embargo, es importante no cometer el error de pensar que la impresión en color va a resolver todos los problemas de la empresa, ni que va a permitir alcanzar todos los objetivos. Elegir esta opción significa competir con un gran número de empresas con más experiencia en la gestión del color y con procedimientos muy racionalizados.
Los dispositivos con esta tecnología no añaden valor por sí mismos; es la forma de utilizarlos lo que puede convertirlos en activos críticos para la solidez del negocio. Y para ello es importante valorar factores como la elección de la mayor resolución (calidad y tamaño de imagen) de los archivos a imprimir, la configuración previa de la impresora y el tipo y gramaje del papel.
En última instancia, la percepción del blanco y negro siempre se asociará con el ahorro de costes, y el color se percibirá como una opción superior. Sin embargo, el papel de un directivo es ignorar las ideas preconcebidas y utilizar datos reales para tomar decisiones empresariales con conocimiento de causa.
La mejor estrategia requiere el mejor conocimiento.
