Elija la mejor impresora multifunción para su oficina híbrida

Es posible que, al implementar su estrategia de oficina híbrida, se vea ante la necesidad de equipar a sus empleados con dispositivos apropiados para trabajar desde cualquier parte. Las impresoras multifunción (MFPs) resultan imprescindibles para favorecer la colaboración y la productividad a distancia, pero elegir la más apropiada para su equipo puede resultar abrumador debido a la gran variedad de marcas y características disponibles en el mercado.

La compra de una impresora multifunción para su oficina híbrida puede suponer una inversión importante, por lo que es conveniente que se tome un tiempo para sopesar las distintas opciones. En esta publicación le ofrecemos algunos consejos para ayudarle a encontrar una impresora multifunción que se adapte a las necesidades y preferencias específicas tanto de su empresa como de su entorno de trabajo híbrido. Empecemos por averiguar por qué las impresoras multifunción son los dispositivos más recomendados para oficinas híbridas.

¿Por qué optar por una impresora multifunción?

Las impresoras multifunción han adquirido una gran popularidad en el entorno de las oficinas híbridas debido a que permiten imprimir, escanear, enviar por fax y fotocopiar documentos desde un mismo dispositivo, lo cual facilita la colaboración entre todo el personal. Además, sus reducidos costos de venta y operación resultan especialmente interesantes para las empresas con necesidad de cuidar sus presupuestos. Al contrario de lo que ocurriría si se utilizasen múltiples dispositivos, las impresoras multifunción permiten ahorrar en facturas de luz y consumibles, así como en espacio dentro del despacho doméstico o del lugar de trabajo compartido.

Aspectos a tener en cuenta al elegir una impresora multifunción

Es importante elegir una impresora multifunción que se adapte de forma óptima a las necesidades específicas de su empresa, que se integre correctamente con los sistemas actuales y que le permita ahorrar tiempo y dinero a largo plazo. A continuación le indicamos algunos aspectos a tener en cuenta:

1. Las necesidades de impresión de la empresa

Estas son algunas preguntas cuya respuesta puede ayudarle a evaluar las necesidades de impresión de la empresa:

• ¿Su empresa realiza impresiones a color o en blanco y negro?
  
• ¿Qué volumen de impresión suele necesitar su empresa?
  
• ¿Qué calidad de impresión necesita?
  
• ¿Cuántos lugares de trabajo distintos conforman su entorno de trabajo híbrido?
  
• ¿Cuántos empleados trabajan en su empresa y qué nivel de conectividad necesitan?
  

Disponer de una idea un poco más clara sobre sus requisitos de impresión le facilitará la tarea de determinar cuántas impresoras multifunción necesita su empresa y qué características le resultan más importantes.

2. El costo total de propiedad (TCO)

Si está pensando en adquirir una impresora multifunción, debería tener en cuenta el costo total de propiedad. Este no incluye únicamente el precio de compra, sino los gastos asociados a la impresora a largo plazo, como los consumibles, el mantenimiento y las reparaciones. El TCO es especialmente importante en las oficinas híbridas, donde el número de impresoras multifunción suele ser mayor que en las oficinas tradicionales, lo cual puede suponer un incremento de los costos si los dispositivos no resultan rentables.

Al comprar este tipo de impresoras, es importante valorar otros aspectos además del importe de venta, ya que los costos de ciclo de vida podrían duplicar, o incluso triplicar, la inversión inicial.

3. El impacto medioambiental

¿Se trata de una impresora responsable con el medioambiente? A ser posible, opte por marcas que favorezcan la reducción de su huella de carbono durante la fabricación, la distribución, el mantenimiento y la eliminación o el reciclaje de sus impresoras multifunción. La eficiencia energética es tan importante como la velocidad y la calidad de la impresión, especialmente para los teletrabajadores. Un dispositivo energéticamente eficiente resulta beneficioso para el medioambiente y, además, ayuda a reducir los costos generales de impresión.

Las impresoras de Kyocera, por ejemplo, disponen de una tecnología ECOSYS que no utiliza cartuchos y es capaz de imprimir hasta 600 000 páginas sin necesidad de cambiar el tambor de impresión. Esto se traduce en menores costos destinados a consumibles y en una disminución del volumen de residuos generado.

4. El servicio y la fiabilidad

¿Ofrece el fabricante unos estándares de servicio y asistencia por escrito para sus impresoras multifunción? ¿Están incluidos en dichos estándares los costos relacionados con mantenimientos periódicos, uso y disponibilidad de consumibles y actualizaciones/compatibilidad de software? Según las necesidades de su negocio, es posible que le interese optar por los servicios de impresión administrados para garantizar el buen mantenimiento, la rentabilidad (debido a la reducción de problemas de software y averías) y la durabilidad de su flota de impresoras multifunción.

5. La facilidad de uso e integración

En un entorno de trabajo híbrido con personal repartido por distintas ubicaciones, es fundamental que un dispositivo sea fácil de utilizar. Asegúrese de elegir una impresora multifunción de manejo sencillo para evitar, en la medida de lo posible, que los empleados tengan que recurrir al equipo de TI.

Asimismo, debe valorar cuáles son las necesidades de conectividad de su empresa, como puertos USB, tarjetas de memoria, Bluetooth, integración de red y AirPrint o cualquier otro software empleado en su oficina para imprimir documentos. Las impresoras multifunción que se puedan configurar y monitorizar de forma remota facilitarán enormemente el trabajo de su equipo de TI de cara a la incorporación de nuevos trabajadores y a la gestión de un gran número de dispositivos.

Además de los requisitos de seguridad, debe comprobar que cumple las políticas de seguridad documental de su empresa. Las impresoras multifunción especializadas para empresas deberían ofrecer características de seguridad que no es posible encontrar en impresoras de uso doméstico, como protección con contraseña, autenticación de la red y cifrado de datos.

6. Las opiniones de terceros

Puede que consultar comentarios u opiniones de terceros en línea le ayude a tomar la mejor decisión posible respecto a su compra. Se deben tener en cuenta muchos aspectos al elegir la impresora multifunción más apropiada para los empleados de su entorno de trabajo híbrido. Por ello, le sugerimos que empiece por analizar los hábitos y requisitos de impresión de su empresa, así como la configuración de su oficina híbrida. Cada caso es diferente, por lo que tener claro cuáles son las necesidades específicas de su organización puede facilitar en gran medida su búsqueda de la impresora multifunción adecuada.

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