KYOCERA Document Solutions
El contexto
Este caso de éxito examina cómo tres distritos escolares diferentes -Ohio, California y Georgia- han trabajado con Kyocera para hacer frente a antiguos problemas y, al mismo tiempo, implementar nuevas estrategias y soluciones para acelerar sus transformaciones digitales.
El reto
Anteriormente, el personal de IT del distrito escolar del condado de Bryan (Georgia) se encargaba de configurar y mantener los buzones de trabajo individuales de cada miembro del personal, un proceso tan laborioso como lento. Para agravar aún más estas ineficiencias, los empleados debían introducir dos números PIN durante el proceso de impresión: uno para liberar su trabajo y otro para fines contables. En California, el distrito escolar que se puso en contacto con Kyocera utilizaba impresoras de sobremesa en todas las escuelas a un alto costo por página, mientras que la impresión en color sólo estaba disponible en la flota central. Por último, el distrito escolar de Ohio tenía una flota de impresoras compuesta por 30 dispositivos antiguos que formaban parte de varios contratos. Todo su proceso de soluciones documentales se había vuelto innecesariamente complicado y difícil de gestionar, consumiendo valioso tiempo y recursos humanos en el proceso.
La solución
Gracias a la solución de software MyQ de los partners de Kyocera, el distrito escolar del condado de Bryan puede ahora utilizar un directorio activo con números de identificación de los empleados. Esto ha eliminado la necesidad de códigos PIN o de pasos adicionales de contabilidad del trabajo. Mientras tanto, la dirección de correo electrónico de cada profesor está ahora precargada bajo un botón de Easy Scan. El distrito escolar de California, por su parte, optó por invertir en 13 dispositivos nuevos TASKalfa, de entre 50 y 83 ppm. Tras identificar sus problemas con los altos costos de impresión en color, Kyocera equipó al distrito con una estructura de precios en color de dos niveles, con códigos de operador y límites de uso.
Habiendo trabajado estrechamente con el distrito escolar de Ohio, el distribuidor de Kyocera compró el contrato existente de 30 unidades y estos dispositivos se integraron sin problemas en un nuevo contrato fácil de gestionar. En cuanto a los nuevos equipos, se adquirieron 194 unidades con un precio especial de hardware de Kyocera, mientras que el programa AEPA se propuso para evitar la necesidad de una costosa y larga solicitud de propuestas (RFP).
El condado de Bryan ha ahorrado más de 15h de asistencia informática al mes”.
Los beneficios
Reducción de costos
El sistema de dos niveles de color y la funcionalidad de límites de uso permiten a los usuarios controlar los costos.
Aumento de la productividad
Las funciones de impresión y escaneado preconfiguradas hacen que los usuarios puedan trabajar eficientemente.
Ahorro de tiempo
Las funciones de impresión y escaneado preconfiguradas hacen que los usuarios puedan trabajar eficientemente.
Mayor control
Las capacidades de generación de informes de MyQ permiten a tener una visibilidad total sobre el uso y los costos.
Mayor seguridad
El uso de tarjetas de identificación proporciona una mayor protección par los documentos y los datos confidenciales.
Un socio de confianza
Los distribuidores de Kyocera ha demostrado su predisposición para ofrecer soluciones específicas para las escuelas.