KYOCERA Document Solutions
El contexto
Project HOME es una organización sin ánimo de lucro fundada en 1989 en la ciudad de Philadelphia, PA. Su revolucionario trabajo pasa por empoderar a adultos, niños y familias para que puedan salir de las calles.
Esta labor abarca una gran variedad de iniciativas. Desde programas de vivienda a oportunidades de empleo y educación o tratamientos médicos. Los programas abordan las necesidades actuales y futuras de las personas a las que atienden, permitiéndoles así alcanzar todo su potencial. La misión de esta NGO, "nadie está en casa hasta que todos lo estamos", personifica su incansable dedicación a mejorar la calidad de vida de todos los miembros de su comunidad. Este compromiso les ha valido una puntuación de 4/4 en Charity Navigator.
A día de hoy, la organización da trabajo a unas 200 personas y se financia en parte gracias a JBL Soul Homes, otra organización sin ánimo de lucro fundada por la leyenda del rock, Jon Bon Jovi.
El reto
La COVID-19 y los cambios que trajo la pandemia obligaron a Project HOME a hibridar sus espacios de trabajo para que los miembros del personal y los voluntarios pudieran rotar entre ubicaciones. En ese contexto, la organización quería actualizar su flota de 85 dispositivos alquilados y aumentar su eficiencia para aliviar la ya pesada carga de trabajo de su personal IT.
Sin embargo, en esta nueva realidad el departamento IT no tardó en empezar a afrontar problemas para implementar un sistema de impresión efectivo. Los empleados que operaban en remoto habitualmente se encontraban con más de una dificultad para instalar los drivers de impresión. Y eso a su vez les hacía perder mucho tiempo en una tecnología mal optimizada.
Esto generó un efecto dominó que terminó colapsando varios departamentos de la organización. Y es que, el ya saturado equipo IT era incapaz de cubrirlo todo con semejante presión a nivel de soporte técnico. El personal pasaba horas y horas asistiendo a los compañeros y no tenía espacio para mantener la productividad habitual.
Scott Flaherty, de Altek Business Solutions —uno de los partners de Kyocera—, pasó un tiempo analizando toda esta crisis de Project HOME, y dio con una solución. La nueva propuesta permitiría a la organización ahorrar una gran cantidad de dinero y tiempo. Ya solo quedaba que ellos mismos aceptaran salir de su zona de confort.
Project HOME ahorró a su departamento de IT entre 8 y 10 horas de trabajo al mes con KCPS".
Scott Flaherty, COO, Altek Business Solutions
Los resultados
La instalación de Kyocera Cloud Print and Scan generó resultados inmediatos.
Se instaló KCPS en 51 de las 85 MFP de Project HOME y sus resultados fueron espectaculares para el departamento IT de la organización. El equipo ganó gran cantidad de tiempo gracias a las muchas facilidades del portal. Ya no tenían que atender llamadas de soporte relacionadas con los drivers. Además, la solución eliminó las horas de mantenimiento para solucionar los problemas que los empleados experimentaban en su entorno de trabajo híbrido.
Beneficios continuos
Project HOME está en proceso de actualizar el resto de sus equipos no HYPAS para que puedan usar KCPS. Esta medida supone un cambio de mentalidad en cuanto a la actualización de software. "Necesitan el software y por eso están actualizando el hardware", añade Flaherty. "El CIO quiere la solución con la máquina, así que esto tiene que ver más con KCPS que con el hardware. Ofrecemos algo que nadie más ofrece".
La posibilidad de cambiar de software ha terminado por reforzar la flexibilidad híbrida de Project HOME. Ahora la impresión remota es un pilar de la organización gracias al soporte que brindan KCPS y los demás softwares integrados.
Como resultado, el personal IT sigue disfrutando de entre ocho a diez horas extra cada mes para desarrollar iniciativas que contribuyan al impacto comunitario de Project HOME.