KYOCERA Document Solutions
El contexto
Breakwater Accounting & Advisory Corp. trabaja para proteger a los propietarios de pequeñas y medianas empresas y a los ejecutivos de organizaciones sin fines de lucro de los descuidos inherentes al crecimiento. Trata, así, de evitar que los problemas que acompañan a los grandes volúmenes de papeleo frenen y/o arruinen su futuro.
El reto
El equipo de la oficina de Breakwater estaba formado por impresoras de escritorio home office. Eran lentas, problemáticas e incapaces de manejar la cantidad de escaneo que la compañía requería. Sin embargo, estas impresoras tenían la capacidad de transmitir pedidos vía FTP a Amazon Simple Storage Services (Amazon S3); el lugar donde Breakwater almacenaba y protegía sus datos.
La empresa necesitaba un método seguro para escanear grandes volúmenes sin enviar una copia del documento por correo electrónico (formularios W-2 y 1099, extractos de tarjetas de crédito, etc.). Ahora bien, la mayoría de escáneres e impresoras profesionales de alto volumen solicitan un correo electrónico o un servicio de red propio con protocolo FTPS, para transmitir a Amazon S3.
Y para complicarlo aún más, el caso de Breakwater era particular: no utiliza servidores de red en sus instalaciones, y cada uno de sus servidores funciona por detrás del firewall de AWS. De tal forma, la solución tendría que ser capaz de funcionar en AWS.
Breakwater buscó durante más de seis meses una solución. Necesitaban algo que pudiera funcionar en la nube, pero que también fuera capaz de escanear y almacenar directamente en Amazon S3. Dialogaron el desafío con Tranquil Seas, una empresa de gestión IT, y esta a su vez se dirigió al partner de Kyocera, Altek Business Systems, Inc. para pedir ayuda.
La solución
Altek y Tranquil Seas Technology ofrecieron la TASKalfa 3253ci A3 MFP como solución, ya que su alimentador podía manejar el alto volumen de escaneo de Breakwater. Se propuso también la solución de control de costos y seguridad MyQ, para manejar los procesos de trabajo de escaneo en la empresa. Esta última descubrió que MyQ no solo permitía tanto escanear de forma segura como conectarse directamente a Amazon S3, sino que también habilitaba la tecnología Pull Printing; un beneficio añadido que desconocían necesitar. En conjunto, estas soluciones proporcionarían a Breakwater la capacidad de escanear directamente en la nube y asegurar sus trabajos de impresión.
Breakwater Accounting & Advisory Group Team Members
Los resultados
Christopher Brooks, de Tranquil Seas Technology, acudió a Kyocera y Altek con la instalación de MyQ tras el firewall de AWS. La infraestructura permitió un escaneo seguro a Amazon S3 para que todas las nóminas y documentos financieros escaneados de Breakwater estuvieran protegidos. En la TASKlfa 3253ci la empresa encontró un dispositivo multifunción rápido y fiable capaz de reemplazar su flota de impresoras de escritorio.
En última instancia, la solución MyQ les facultó para escanear y conectarse de manera segura sin los costos de mantenimiento de servidores en sus instalaciones.
Buenas noticias
"Breakwater tiene una infraestructura en la nube única e increíblemente segura. Nos esforzamos en encontrar una solución de impresión que pudiera satisfacer nuestras necesidades de seguridad, y al mismo tiempo nos facilitara una impresora y copiadora de alto rendimiento. Kyocera trabajó con nuestro asesor tecnológico para asegurarse de que su propuesta cumplía con nuestras particularidades. El equipo ahora no podría estar más satisfecho con los resultados. Les encanta la nueva impresora, y su capacidad para satisfacer las demandas de nuestra oficina ha sido increíble".
"Sabes que has tomado la decisión correcta cuando el equipo se acerca para darte las gracias por la nueva impresora. Estamos muy contentos de haber elegido a Kyocera". Mary Hambleton, Directora de Operaciones.
"Cuando el equipo viene a agradecértelo... sabes que fue la decisión correcta.