KYOCERA Document Solutions
Kyocera Document Solutions America Inc. se está volcando en reforzar su sistema de gestión de riesgos para hacer frente a las cada vez más complejas decisiones globales. El Presidente, apoyado por la División de Auditoría de América y el Consejo Asesor de Riesgos, supervisa y gestiona los riesgos asociados a la estrategia y las actividades de Kyocera Document Solutions America. Al departamento de Gobierno, Riesgo y Compliance, el departamento de Auditoría Interna y el Consejo Asesor de Riesgos los integran un equipo de expertos especializados en cada una de las categorías de riesgos. Lo hacen proporcionando apoyo, aumentando la conciencia de riesgo en la empresa mediante el establecimiento de políticas, evaluando el riesgo, implementando normas y controles, formando, auditando y analizando la gestión. Entre sus destrezas de mejora continua destaca la implementación de recomendaciones en las auditorías y revisiones.
El marco de riesgo y control de la empresa está en consonancia con el Marco Integrado COSO, y viene condicionado por nuestra empresa matriz Kyocera. Este aparato incluye los riesgos y controles de las normas ISO 9001, 14001 y 27001, así como los riesgos y controles definidos personalmente para cumplir los requisitos de conformidad. Tal y como recoge el marco de riesgo y control, el objetivo de nuestra División de Auditoría de América es proporcionar una garantía razonable de cumplimiento de nuestros objetivos empresariales y de nuestras obligaciones con los clientes, accionistas y con la sociedad.
El gobierno corporativo de Kyocera Document Solutions America Inc. se levanta sobre el propósito ulterior de Kyocera Corporation; la filosofía corporativa de "hacer lo correcto como seres humanos". Si asumimos que la gobernanza es la forma de dirigir y de controlar la empresa, lo anterior implica que el Presidente toma las decisiones empresariales de acuerdo con las políticas y procedimientos definidos por Kyocera y por su filosofía corporativa.
El objetivo de la gobernanza corporativa es asegurar una gestión sólida y transparente, dirigir la empresa de forma justa y eficiente mientras se persigue la política de gestión. Kyocera, además de aumentar las ventas y la rentabilidad, quiere ser respetada socialmente, y que el público la vea desde una perspectiva ética como "La Compañía". Para lograr esta visión, la política de gestión de Kyocera se centra en impulsar la expansión del negocio desde una premisa clara: "una empresa creativa que sigue creciendo". Para ello Kyocera pretende aumentar el valor corporativo mediante la expansión del negocio, es decir, fomentando el uso eficiente de los recursos de gestión y reforzando aún más la gestión del ya consolidado grupo.
En consonancia con la filosofía de Kyocera "El cliente primero", trabajamos sin descanso para satisfacer las necesidades de nuestros consumidores. Algo que se percibe en la garantía de calidad, fiabilidad y disponibilidad adherida a nuestros productos, servicios y soluciones. Así, nuestra empresa está comprometida de facto con la continuidad del negocio.
Kyocera Document Solutions America Inc. dispone de un Plan de Continuidad del Negocio contra sucesos que podrían interrumpir la actividad del negocio y ha tomado las medidas necesarias: fijando equipos importantes, gestionando las reparaciones y adquiriendo medios de producción alternativos. Seguimos mejorando nuestra capacidad de respuesta frente a situaciones de emergencia mediante las medidas de respuesta a los riesgos identificados y el intercambio de información entre los departamentos.
Kyocera cumple con los requisitos normativos y procesa la información personal de los usuarios de acuerdo con la ley de protección de datos aplicable. Reconoce también la responsabilidad social corporativa de garantizar que los datos privados reciban un tratamiento justo y respetuoso. Es decir que Kyocera hace todo lo posible para cumplir con la ley y la ética, para salvaguardar los datos personales.
La organización de Kyocera está comprometida con la protección de los datos personales de sus empleados, clientes, proveedores, partners comerciales y similares. La protección de datos es un derecho fundamental, protegido no sólo por las leyes nacionales, sino también por la legislación europea en los países de la UE.
De acuerdo con las leyes locales de Protección de Datos y el Reglamento General de Protección de Datos, Kyocera está obligada a implementar procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales. Para ello cuenta con una Política de Protección de Datos Personales que describe las normas y procedimientos sobre el tratamiento de datos personales de empleados, clientes, proveedores, partners comerciales y similares.
Kyocera Document Solutions America Inc. antepone la Política de Gestión de la Seguridad de la Información con una firme creencia: las estrategias de gestión, el desarrollo de productos, la experiencia, la tecnología, la organización y la información de la plantilla son los activos más importantes de la empresa. Basándonos en dicha política, hemos establecido las Normas de Gestión de la Seguridad de la Información Digital, las Normas de Gestión de la Protección de la Información Personal y las Directrices de Prevención de Fugas de Conocimiento Tecnológico para la gestión de la información clasificada, la gestión de la propiedad intelectual, la gestión de la seguridad física, el control de los visitantes y el control humano, garantizando así una gestión exhaustiva de la seguridad de la información.
Como grupo, Kyocera dispone de un Comité de Seguridad de la Información Digital liderado por su Presidente. Este equipo aplica y vigila el cumplimiento de varias medidas de seguridad digital, entre las que se incluyen la formación periódica de la plantilla, restricciones en el uso externo de los equipos de información, medidas para evitar fugas de activos de información, la gestión exhaustiva de los activos IT, una auditoría interna y la mejora de la seguridad de la información frente a ciberataques.
La seguridad de la información desempeña un papel esencial dentro de nuestro negocio, en consonancia con el compromiso de Kyocera de proteger los datos de los empleados, clientes, proveedores, partners comerciales y terceros. El Programa de Seguridad de la Información de Kyocera consta de varios elementos destinados a garantizar un nivel de seguridad óptimo. Este ejercicio cuenta, en nuestra región de América, con un director y responsable de seguridad de la información. Nuestro programa de seguridad está formado por de estos seis elementos:
1. Comité de Seguridad de la Información
El Oficial de Seguridad de la Información es responsable de coordinar y ejecutar el programa de seguridad de Kyocera. Tiene como principal objetivo la evaluación de los riesgos de seguridad de la información y la planificación para reducirlos. En apoyo al Programa de Seguridad de la Información de Kyocera, hemos establecido un Comité de Seguridad de la Información de América. Dentro de este comité, el Oficial de Seguridad de la Información reporta directamente al Comité de la Junta Directiva, compuesto por el Gerente General de la División de Auditoría de América y el Presidente.
2. Evaluación de riesgos
La evaluación de los riesgos de la seguridad de la información se lleva a cabo mediante una metodología específica y amoldada a nuestro sector y negocio. Este seguimiento de los riesgos nos permite mejorar de forma constante, y respalda los postulados del ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA). Además de nuestro marco de control interno de la seguridad de la información, las evaluaciones de riesgos también se realizan sobre la base de las siguientes normas y marcos de cumplimiento normativo ISO 27001, SOC 1 Tipo II, J-SOx (equivalente japonés de la Ley Sarbanes-Oxley).
3. Políticas y procedimientos
Hemos desarrollado e implementado para la región de América políticas y procedimientos básicos destinados a regular nuestra seguridad de la información y a cubrir las amenazas resultantes de las Evaluaciones de Riesgo antes mencionadas. Dichos procedimientos y políticas se han creado con la Confidencialidad, la Integridad, la Disponibilidad (CIA) y la Privacidad de los datos corporativos y personales en mente. Y estos últimos se reflejan en cada uno de nuestros procesos y etapas.
4. Concienciación sobre la seguridad de la información
Kyocera ha expresado ya su compromiso de mejorar el nivel de concienciación y vigilancia de sus empleados. Por eso el componente humano desempeña un papel central en nuestra estrategia de seguridad de la información. Bajo tal premisa nace el Programa de Concienciación y Vigilancia de la Seguridad de la Información. Está formado por módulos de e-Learning, Simulaciones y Material de Concienciación Continua, y tiene por objetivo recordar a cada empleado sus responsabilidades en materia de Seguridad de la Información.
5. Cumplimiento de la normativa y los estándares
Con la obtención de la certificación ISO 27001, Kyocera está reafirmando la importancia que da a la seguridad de la información. El ciclo de la ISO 27001 sigue estrictas normas de acreditación auditadas por un auditor externo, y asegura una evaluación independiente de nuestro Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). Además, como empresa que cotiza en bolsa en Japón, tenemos una obligación para con la sociedad: el cumplimiento de la normativa y de la J-SOx. De ahí se descuelgan controles de seguridad de la información capaces de garantizar la adecuación de la información financiera.
Kyocera tiene el reconocimiento de "exportadora autorizada" e "importadora autorizada" que otorga el sistema OEA (Operador Económico Autorizado); una norma internacional diseñada para garantizar la seguridad y la fluidez del comercio internacional y para la que se establece el mecanismo de aprobación mutua en cada país. Esta autorización ayuda a nuestra empresa a garantizar la seguridad y la fluidez del comercio relacionado con los productos entregados a los clientes dentro y fuera de Europa. Gracias a la certificación OEA, Kyocera ha demostrado que cuenta con procesos internos de alta calidad que protegen las mercancías en tránsito por todo el mundo, cumpliendo los siguientes criterios: cumplimiento de las normas aduaneras, mantenimiento adecuado de los registros, solvencia financiera y altos estándares de seguridad y protección.
Kyocera tiene una política de tolerancia cero hacia el soborno y la corrupción. En el Grupo Kyocera, la pregunta "¿qué hay que hacer como seres humanos?" es la base de toda decisión. Todos los asuntos se deciden de acuerdo con este principio fundamental. Kyocera trata con sus partners comerciales guiada en todo momento por la necesidad de ser justa y equitativa, y de abordar todo tipo de transacciones siguiendo el juego limpio y manteniendo la actitud correcta como seres humanos. [enlace al Informe de RSC 2017]
Kyocera Documents Solutions America Inc. espera que sus empleados se comporten en todo momento de acuerdo con las normas y la filosofía de la empresa. O lo que es lo mismo, que actúen de forma ética, con integridad y de conformidad con la legislación local y con las políticas internas definidas.
No obstante, no ignoramos la posibilidad de que se produzcan conductas indebidas dentro de nuestra Compañía. Los empleados pueden en todo momento pedir consejo, consultar sus dudas y denunciar acciones que representen o puedan representar una violación de las leyes y reglamentos internos relacionados con los derechos humanos, el trabajo, la seguridad y la salud, el medioambiente, las prácticas empresariales justas, la mala conducta financiera y cualquier otro asunto relacionado.
La empresa anima a su plantilla a hablar y ofrece tanto una línea de ayuda y como una línea de denuncia de irregularidades, en consonancia con la línea directa de gestión.
La empresa juzga muy seriamente el tema del acoso y de la mala conducta. Para proporcionar un enfoque coherente a la mala conducta general —como por ejemplo el acoso—, y teniendo plenamente en cuenta la salud y la seguridad y cualquier posible cuestión legal de los empleados del Grupo Kyocera Document Solutions America, se ha establecido una Línea de Ayuda específica. Así, los empleados tienen derecho a utilizar el Documento de la Línea de Ayuda, pero no están obligados a hacerlo.
A través de la Línea de Ayuda, los empleados pueden denunciar lo que crean conveniente a este respecto. La empresa define el acoso como cualquier forma de comportamiento verbal, no verbal o físico que entre en conflicto con la dignidad de los demás empleados en el lugar de trabajo, que sea indeseable, irrazonable o insultante para su destinatario y que pueda conducir a la creación de una atmósfera de enemistad o humillación, que sea intimidante para el afectado.
Kyocera Document Solutions America Inc. dispone de una Política de Denuncias Financieras como mecanismo para que los empleados delaten a través de un canal específico las conductas financieras indebidas.
Tomando como referencia el marco del Sistema de Denuncias Financieras, los empleados tienen derecho a informar de forma anónima sobre conductas financieras inapropiadas. Los casos denunciados se investigan y se contrastan en colaboración con las partes. A continuación se adoptan medidas correctivas y preventivas para evitar que se repitan.